V takovém případě se domluví s dodavatelem na společném formátu. Inventární aplikace s tím nijak nesouvisí, ty čtou ceny z účetního systému, kam se ukládají přijaté faktury (téměř vždy ručně pořizované, jen málo firem používá standardy typu EDI) a výpisy z účtu (obvykle načítané automaticky ze souboru z banky). Poněkud umělý důvod, proč bychom neměli našim klientům posílat nabídky v PDF :)